Zur schnellen Erfassung von Einnahmen und Ausgaben und die Vorbereitung der gesetzlichen Änderung (Umsatzsteuerpflicht der Kirchengemeinden) bietet CRIS die Möglichkeit Kassenbücher für Aktivitäten an den Standorten zu erfassen. Ausgaben werden als Aufwände gebucht und mit Belegen online erfasst. Einnahmen werden als Erträge gebucht. In welcher Form die Erträge erfasst werden müssen, wird ggf. in detaillierter Sonder- Dokumentation beschrieben.

Voraussetzungen

Um das Kassenbuch in CRIS nutzen zu können, muss die Freigabe/Berechtigung erteilt werden. Das CRIS-Recht (Nr. 72 und Nr. 15 (Buchhaltung - Neue Buchung & Kreditlinie)) muss dem Nutzer dann zugewiesen werden. Des Weiteren muss der Zugriff auf CRIS und die ZweiStufen-Authentifizierung (gesicherter Zugriff) aktiviert sein.

Zugriff

Nach der Anmeldung in CRIS kann über die Navigation der Punkt Buchhaltung & Kasse ausgewählt werden. Dort befindet sich der Verweis auf das Kassenbuch. Das Kassenbuch öffnet sich dann in einem neuen Browser-Fenster.

Das Kassenbuch zeigt für ein Kassenkonto, verschiedene oder einzelne Buchungskonten sowie einen Zeitraum die Einnahmen und Ausgaben an.

Über einen Klick auf den Text in der Spalte „Buchungstext“ kann die Buchung nochmals aufgerufen werden. Ein Klick auf „Einnahme buchen“ oder „Ausgabe buchen“ öffnet eine Erfassungsmaske.

Buchungen -  Ausgaben

Das Formular für Ausgaben beinhaltet folgende Inhalte:

Der Buchungstext soll die Veranstaltung und Details zum Inhalt der Rechnung enthalten.
Das Buchungskonto ist entsprechend auszuwählen. Ebenfalls das Kassenkonto.

Die Referenz nimmt die Rechnungsnummer/Belegnummer auf.

Des Weiteren sind Anzahl der Einheiten, der Preis/Betrag und der gezahlte Mehrwertsteuer-Satz zu erfassen.

Mittels OK wird die Buchung gespeichert und erscheint umgehend im Kassenbuch.

In der Spalte Belege wird dann der Beleg/Kassenbon in Form eines PDF-Dokuments oder JPG-Bildes an die Buchung angehängt.

Buchungen - Einnahmen

Die Einnahmen-Maske ist identisch mit der für Ausgaben. Lediglich die Buchungskonten sind andere.

Im Kassenbuch werden die Einnahmen in der Einnahmenspalte den Ausgaben gegenübergestellt und der Bestand ermittelt.

Umgang mit Zahlungen ans Pfarrbüro oder Erstattungsanforderungen

Befindet sich auf einem Kassenkonto ein positiver Bestand wurde ein Gewinn erwirtschaftet, welcher an das Pfarrbüro zu übergeben ist. Hierzu wird eine weitere Ausgabe aus dem Kassenkonto gebucht, welche im Buchungstext „Übertrag ins Pfarrbüro“ beinhaltet.

Negative Werte würden durch eine Einnahmenbuchung „Erstattung durch das Pfarrbüro“ auf einen neutralen 0,00 Euro -Bestand gehoben.